TIK · Bab 6 Proteksi, Manipulasi dan Cetak

Onno W. Purbo

24/08/2021 09:51:18

SMA 11 KTSP

Daftar Isi

Bab 1 Mengenal Open Office Bab 2 Penangan Lembar Kerja Bab 3 Menggunakan Rumus dan Fungsi Bab 4 Mengelola Basis Data Bab 5 Data Pilot dan Grafik Bab 6 Proteksi, Manipulasi dan Cetak

Halaman

BAB VI

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK

LEMBAR KERJA

Standar Kompetensi

➢

Menggunakan perangkat lunak pengolah angka untuk menghasilkan informasi.

Kompetensi

Dasar:

➢

Menya

lin data antar-file.

➢

Membagi lembar kerja dengan perintah Split.

➢

Mengembalikan jendela ke bentuk semula.

➢

Mengunci baris dan kolom menggunakan perintah Freeze.

➢

Mengembalikan tabel Freeze ke posisi semula.

➢

Membuat rumus antarlembar kerja.

➢

Memproteksi lembar kerja.

➢

Membuka proteksi lembar kerja.

➢

Menampilkan hasil cetakan ke layar monitor.

➢

Menampilkan hasil cetakan ke printer.

➢

Menceta

k sebagian lembar kerja atau yang ditandai.

MENYALIN DATA ANTAR-FILE

Dalam mengoperasikan OpenOffice.org Calc kadangkala kita perlu memisahkan data-data

yang akan kita proses ke dalam beberapa file yang terpisah. Agar proses perhitungan tetap

dapat dijalankan, kita perlu menyambungkan (me-

link

) file tersebut menjadi satu kesatuan.

Bagian ini akan menerangkan konsep penyambungan data antar-file dalam sebuah sistem

pembukuan sebuah toko sederhana. Data-data tersebut disimpan dalam tiga buku terpisah,

yaitu Pembelian, Penjualan, dan Laba.

Rumus sederhana yang digunakan untuk menghitung keuntungan adalah:

Laba (kotor) = Penjualan - Pembelian.

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

103

Adapun data atau barang yang diperjualbelikan sangat sederhana. Berikut adalah macam

barang-barang tersebut.

Pensil.

Penghapus.

Penggaris.

Kertas Folio.

Gunting.

Lem.

File yang akan digunakan isinya harus memakai nomor dan nama barang yang sama persis

di antara ketiga file tersebut. Hal ini penting agar tidak terjadi kesalahan perhitungan di

kemudian hari.

File

pembelian.ods

adalah sebagai berikut.

Gambar

6.1 File pembelian.ods

File

penjualan.ods

adalah sebagai berikut.

Gambar

6.2 File penjualan.ods

File

pendapatan

ods

adalah sebagai berikut.

104

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

Gambar

6.3 File pendapatan.ods

Yang akan kita kerjakan adalah sebagai berikut.

1.Mengopi isi total pembelian dari file

pembelian.ods

ke file

pendapatan.ods

2.Mengopi isi total penjualan dari file

penjualan.ods

ke file

pendapatan.ods

3.Menghitung laba kotor dalam file

pemasukan.ods

Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut.

1.Klikkan mouse pada file

pembelian.ods

2.Bloklah total pembelian dari sel

sampai sel

3.Lakukanlah klik kanan pada total pembelian yang sudah diblok.

4.Klikkan mouse pada file

pendapatan.ods

5.Klikkan mouse pada kolom total pembelian sel

6.Lakukanlah klik kanan pada sel

dalam file

pendapatan.ods

7.Pilihlah

Paste Special

agar total pembelian dari file

pembelian.ods

terkopi ke

pendapatan.ods

8.Dalam menu

Paste Special

, centanglah menu

Link

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

105

Gambar

6.4 Jendela Paste Special

9.Tekanlah

setelah mencentang menu

Link

pada

Paste Special

Lakukan hal yang hampir sama untuk mengopi file

penjualan.ods

ke file

pendapatan.ods

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

A. Klikkan mouse pada file

penjualan.ods

B.Bloklah total penjualan dari sel

sampai sel

C.Lakukanlah klik kanan pada total penjualan yang sudah diblok.

D. Klikkan mouse pada file

pendapatan.ods

E.Klikkan mouse pada kolom total pembelian sel

F. Lakukanlah klik kanan pada sel

dalam file

pendapatan.ods

G. Pilihlah

Paste Special

agar total penjualan dari file

penjualan.ods

terkopi ke

pendapatan.ods

H. Dalam menu

Paste Special

centanglah menu

Link

I.Tekanlah tombol

setelah mencentang menu

Link

pada

Paste Special

Setelah total pembelian dan total penjualan terkopi ke dalam file

pendapatan.ods

, kita

dapat menghitung laba kotor. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai

berikut.

1.Klikkan mouse pada file

pendapatan.ods

2.Klikkan mouse pada sel

3.Ketikkan “=”.

106

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

4.Kliklah sel

5.Ketikkan “-”.

6.Kliklah sel

Kopikan rumus pada sel

untuk mengisi seluruh kolom laba kotor dari sel

sampai

. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut.



Kliklah sel



Tekanlah tombol

Ctrl+C

untuk mengopi rumus sel.



Bloklah sel

sampai



Lakukanlah klik kanan pada sel yang diblok.



Pilihlah

Paste

Agar total laba kotor yang ada terlihat, jumlahkan seluruh laba kotornya. Berikut adalah

langkah-langkah yang dapat kita lakukan.



Kliklah file

pendapatan.ods



Klikkan mouse pada sel



Ketikkan “

=SUM(

“.



Bloklah sel

sampai



Ketikkan “

)

”.



Tekanlah tombol

Enter

Perhatikanlah kolom

yang memperlihatkan angka laba kotor yang kita peroleh.

Amatilah bahwa laba kotor yang nilainya minus (-), artinya kita RUGI dan bukan untung.

Tampilan hasil akhir perhitungan adalah sebagai berikut.

Gambar

6.5 Penghitungan laba kotor

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

107

MEMBAGI LEMBAR KERJA DENGAN PRINTAH SPLIT

Salah satu kesulitan yang umumnya dihadapi pengguna pada pengolahan file Calc yang

memiliki data yang sangat besar adalah proses penyuntingan. Untuk memudahkan proses

editing

, kita dapat tetap menampilkan nama

Field

untuk

kolom yang sedang kita edit.

Langkah ini dapat mempermudah kita dalam menyunting tampilan lembar kerja yang

memiliki data yang sangat banyak.

Contoh kemampuan Calc dalam mengolah data yang sangat banyak adalah menahan

(

freeze

) beberapa

Field

pada lembar kerja. Untuk menanggulangi masalah data yang sangat

besar, kita perlu menahan Field antara lain dengan menggunakan fasilitas

Split Windows

Langkah yang perlu kita lakukan untuk melakukan

Split Windows

adalah sebagai berikut.

1.Pilihlah salah satu file

ods

yang cukup besar atau buatlah file contoh yang agak besar.

2.Letakkan mouse kira-kira di tengah lembar kerja.

3.Kliklah menu

Window

4.Klikkan mouse pada pilihan

Split

Setelah itu, lembar kerja tampak terbelah seperti

Gambar 6.6. Dua buah garis terlihat membelah lembar kerja. Pada dasarnya kita akan

melihat empat lembar kerja yang persis sama di sebuah lembar kerja.

Gambar

6.6 Melakukan Split

Untuk melakukan manuver pada lembar kerja, gunakan panah ke kiri, ke kanan, ke atas,

atau ke bawah.

108

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

MENGEMBALIKAN JENDELA KE BENTUK SEMULA

Untuk mengembalikan jendela lembar kerja yang telah kita split ke bentuknya yang

semula, langkah-langkah yang perlu dilakukan tidaklah sukar. Berikut adalah langkah-

langkah yang dapat kita kerjakan.



Kliklah menu

Window



Kliklah

Split

Setelah itu, lembar kerja akan tampak kembali seperti semula.

Gambar

6.7 Mengembalikan jendela Split ke bentuk semula

MENGUNCI BARIS DAN KOLOM MENGGUNAKAN

PERINTAH FREEZE

Setelah kita dapat membagi lembar kerja menjadi empat bagian, kebutuhan lain yang

sering dibutuhkan pada lembar kerja yang mengandung data besar adalah membekukan

baris dan kolom tertentu agar tidak berubah pada saat kita mengedit lembar kerja.

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

109

Cara yang paling sederhana untuk membekukan lembar kerja adalah melakukan

Split

Windows

yang dilanjutkan dengan

Freeze

pada

bagian Windows yang hendak dibekukan.

Hal ini dapat dilakukan melalui beberapa perintah seperti pada langkah-langkah berikut.



Pilihlah file

ods

yang cukup besar untuk diproses.



Klikkan mouse pada sel yang merupakan pertemuan

Field

yang nantinya akan di-

Freeze



Kliklah menu

Window



Klikkan mouse pada pilihan

Split

. Lembar kerja akan dibagi oleh Calc.



Klikkan mouse pada sel tempat

Window

yang akan di-

Freeze

(dibekukan).



Klikkan mouse pada menu

Window



Klikkan mouse pada pilihan

Freeze

Hasil langkah-langkah di atas adalah lembar kerja yang salah satu

window

-nya di-

Freeze

seperti tampak pada Gambar 6.8.

Gambar

6.8 Mengunci baris dan kolom dengan fasilitas Freeze

MENGEMBALIKAN TABEL FREEZE KE POSISI SEMULA

Untuk menonaktifkan fasilitas

Freeze

tidak terlalu sukar. Anda dapat mengikuti perintah-

perintah berikut.

1.Kliklah menu

Window

2.Klikkan mouse pada pilihan

Freeze

110

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

Langkah ini akan membuat

Freeze

pada lembar kerja menjadi tidak aktif.

MEMBUAT RUMUS ANTARLEMBAR KERJA

Kadangkala kita perlu mengopi rumus/data antarlembar kerja, bahkan antar-file dalam

lembar kerja yang lain. Proses membuat rumus antarlembar kerja adalah sebagai berikut.

1.Buatlah sebagian rumus pada lembar kerja yang satu.

2.Kliklah lembar kerja yang lain, dapat juga dari lembar kerja dalam file yang lain.

3.Klikkan penunjuk mouse pada sel yang dibutuhkan pada lembar kerja tersebut.

4.Kembalilah ke lembar kerja asal.

5.Selesaikan penulisan rumus.

Berikut adalah latihan membuat rumus antarlembar kerja.

1.Siapkan lembar kerja pertama. Lembar kerja daftar gaji misalnya berisi daftar gaji untuk

tiap-tiap jabatan.

Gambar

6.9 Daftar gaji

2.Siapkan lembar kerja kedua. Lembar kerja ini berisi daftar pegawai yang mencakup

kolom nama, alamat, jabatan, dan gaji. Untuk sementara, kolom gaji sengaja kita

kosongkan dahulu.

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

111

Gambar

6.10 Daftar pegawai

3.Buatlah rumus menggunakan fungsi VLOOKUP agar informasi tentang gaji untuk setiap

jabatan dapat dikopikan ke lembar kerja pegawai melalui langkah berikut.

1.Pilihlah lembar kerja daftar pegawai.

2.Kliklah sel

3.Ketikkan “

=VLOOKUP(

“.

4.Kliklah sel

5.Ketikkan “

;

”.

6.Pilihlah lembar kerja lainnya, yaitu yang berisi daftar gaji.

7.Bloklah kolom-kolom, mulai dari sel

sampai

sampai memblok kolom jabatan

dan gaji.

8.Ketikkan “

;2;FALSE)

” untuk mengakhiri. Angka dua dibutuhkan untuk

memberitahukan

VLOOKUP

agar melihat kolom kedua sebagai referensi data yang

akan diambil.

9.Tekanlah tombol

ENTER

jika rumus telah selesai kita buat.

4.Selanjutnya, lakukanlah hal yang sama dengan sel

pada sel

sampai sel

E11

Memang, kita dapat saja mengopikan isi sel

ke sel

hingga

E11

, tetapi kita perlu

mengedit rumus yang dikopi agar kolom yang diblok dari lembar kerja daftar gaji tidak

salah.

Setelah proses pembuatan rumus pada lembar kerja yang berbeda selesai dilakukan, hasil

akhir lembar kerja tersebut tampak seperti Gambar 6.11.

112

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

Gambar

6.11 Hasil pengisian kolom gaji pada lembar kerja Daftar Pegawai

MEMBUAT PROTEKSI PADA LEMBAR KERJA

Kadangkala kita membutuhkan mekanisme untuk memproteksi kerahasian data yang ada

pada sebuah lembar kerja atau seluruh dokumen yang sedang kita kerjakan. Tujuan

proteksi adalah untuk mencegah pengubahan atau pembacaan dokumen oleh orang yang

tidak berhak.

Mekanisme proteksi lembar kerja maupun dokumen sangat sederhana, yaitu:



pilihlah dokumen atau lembar kerja yang akan diproteksi; dan



aktifkan menu proteksi dengan memasukkan

password

Langkah detail proses proteksi sebuah lembar kerja adalah sebagai berikut.

1.Bukalah dokumen yang akan diproteksi.

2.Pilihlah lembar kerja yang akan diproteksi jika kita ingin memproteksi lembar kerja.

3.Pilihlah menu

Tools

4.Pilihlah menu

Protect Document

5.Kliklah menu

Sheet

Jika kita ingin memproteksi dokumen, klikkan penunjuk mouse

pada menu

Document

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

113

Gambar

6.12 Kotak dialog untuk memproteksi lembar kerja

6.Pada menu

Protect Sheet

yang ditampilkan, isikan kata sandi pada kotak

Password

dan

Confirm

Password

dapat berupa kombinasi huruf dan angka.

7.Kliklah

jika password telah dimasukkan.

Sel/dokumen yang telah diproteksi tidak dapat diubah sembarangan. Pihak yang dapat

mengubah data dalam dokumen tersebut hanyalah mereka yang mengetahui

password

-nya.

Jika seseorang berusaha mengubah data pada sel, peringatan seperti tampak pada Gambar

6.13 akan muncul.

Gambar

6.13 Peringatan yang menunjukkan proteksi sel

MEMBUKA PROTEKSI LEMBAR KERJA

Untuk membuka kembali lembar kerja dapat dilakukan melalui perintah berikut.

1.Bukalah dokumen yang akan dibuka proteksinya. Jika Anda harus memasukkan

password

, masukkan

password

2.Pilihlah lembar kerja yang akan dibuka proteksinya.

3.Pilihlah menu

Tools

4.Pilihlah menu

Protect Document

5.Klikkan penunjuk mouse pada menu

Sheet

. J

ika kita ingin membuka proteksi dokumen,

kliklah menu

Document.

114

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

Gambar

6.14 Membuka proteksi lembar kerja

6.Masukkan

password

yang sebelumnya diset.

7.Tekanlah tombol

OK,

maka lembar kerja atau dokumen tersebut tidak lagi diproteksi.

MENAMPILKAN HASIL CETAKAN KE LAYAR

Untuk dokumentasi atau berbagai keperluan, kita sering kali perlu mencetak pekerjaan kita

ke kertas. Sebelum pencetakan ke kertas dilakukan, kita sering kali perlu melihat dahulu

tampilan yang akan tercetak melalui layar komputer. Tujuan penayangan ini adalah untuk

memastikan bahwa hasil cetak nantinya dapat memuaskan.

Latihan untuk menampilkan hasil cetak ke layar komputer dapat dilakukan melalui

perintah berikut.

1.Bukalah lembar kerja yang akan dicetak.

2.Kliklah menu

File

3.Klikkan penunjuk mouse pada pilihan

Page Preview

atau ikon

pada toolbar.

Gambar 6.15 memperlihatkan contoh tampilan pada layar yang akan dicetak.

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

115

Gambar

6.15 Pratayang tampilan lembar kerja yang hendak dicetak

Dalam proses

preview

, kita dapat melakukan beberapa operasi dasar menggunakan menu

Preview.

Gambar

6.16 Macam-macam ikon pada menu Preview

Fungsi menu preview dapat dibaca pada tabel berikut.

Ikon

Nama

Kegunaan

Untuk melihat halaman sebelumnya.

Untuk melihat halaman selanjutnya.

116

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

Ikon

Nama

Kegunaan

First Page

Untuk melihat halaman pertama.

Last Page

Untuk melihat halaman terakhir.

Zoom In

Untuk memperbesar layar.

Zoom Out

Untuk memperkecil layar.

Full Screen

Untuk menampilkan cetakan secara penuh di layar.

Format Page

Untuk mengatur layout cetakan.

Close Preview

Untuk menutup tampilan Preview.

Tabel

6.1 Macam-Macam Ikon pada Menu Preview

Jika kita telah selesai melihat pratayang lembar kerja yang akan dicetak, kita dapat

menekan tombol

Close Preview

MENAMPILKAN HASIL CETAKAN KE PRINTER

Untuk mencetak lembar kerja ke printer, kita dapat melakukannya melalui perintah berikut.



Pilihlah file dokumen yang akan dicetak.



Pilihlah lembar kerja yang akan dicetak.



Kliklah menu

File



Klikkan penunjuk mouse pada pilihan

Print (Ctrl + P)

atau dengan menekan ikon

pada toolbar.

Pada layar akan muncul menu berikut.

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

117

Gambar

6.16 Kotak dialog untuk pengaturan lembar kerja yang akan dicetak

Pada menu print kita dapat memilih beberapa parameter penting seperti berikut.

Name

, nama printer yang akan digunakan.

Selected sheets,

untuk mencetak lembar kerja yang kita pilih.

All pages,

untuk mencetak semua halaman.

Pages,

untuk mencetak halaman tertentu saja.

Number of copies,

banyaknya kopian yang akan dicetak.

Default

-nya adalah 1.

Jika semua sudah selesai dikonfigurasi, tekanlah tombol

untuk mencetak.

MENCETAK SEBAGIAN LEMBAR KERJA ATAU YANG

DITANDAI

Ketika mencetak lembar kerja, kita mungkin hanya perlu mencetak sebagian tampilan dari

lembar kerja yang ada. Beberapa langkah berikut menjelaskan teknik mencetak sebagian

tampilan lembar kerja tersebut.

118

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

1.Bukalah dokumen tempat lembar kerja berada.

2.Pilihlah lembar kerja yang kita inginkan.

3.Bloklah sel lembar kerja yang ingin kita cetak.

Gambar

6.17 Memblok bagian lembar kerja yang hendak dicetak

4.Kliklah menu

File

5.Klikkan pointer mouse pada pilihan

6.Klikkan pointer mouse pada pilihan

Selected Cells

Langkah ini berguna jika kita tidak

hendak mencetak seluruh lembar kerja.

7.Kliklah

untuk mencetak.

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

119

L. RANGKUMAN

●

Untuk menyalin/mengopi data antardokumen Calc, kita dapat memanfaatkan fasilitas

Paste Special.

●

Untuk memudahkan pembacaan lembar kerja yang memiliki banyak data, kita dapat

membagi layar menurut kelompok Field dan datanya. Langkah ini dapat dilakukan

dengan memanfaatkan fasilitas split.

●

Kolom maupun baris dalam lembar kerja dapat dibekukan dengan menggunakan

perintah yang terdapat pada menu

Window–Split–Freeze

. Perintah yang sama juga

dapat dilakukan untuk memulihkan kembali baris atau kolom yang semula dibekukan.

●

Fungsi VLOOKUP bermanfaat untuk pembuatan rumus yang melibatkan data yang

berada dalam lembar kerja yang berbeda.

●

Lembar kerja dapat dibuatkan proteksi untuk mencegah pengubahan atau pembacaan

dokumen oleh orang yang tidak berhak. Proteksi biasanya melibatkan penggunaan sandi

(

password

●

Dokumen yang hendak dicetak dapat ditampilkan bentuk pratayangnya terlebih

dahulu.Dengan melihat pratayang tersebut, kita dapat melihat gambaran dokumen yang

bakal dicetak. Tampilan pratayang (

preview

) dapat diakses melalui menu

File–Page

Preview

atau ikon

Preview

M. ISTILAH-ISTILAH PENTING

Istilah

Arti

Freezed

Dibekukan, tidak dapat diubah.

Last Page

Halaman terakhir.

Selanjutnya.

Pages

Halaman.

Sebelumnya.

Cetak.

Protect Document

Memproteksi dokumen.

Protect Sheet

Memproteksi lembar kerja.

Tools

Alat.

Split

Memisahkan.

Windows

Jendela.

Zoom in

Memperbesar layar.

Zoom out

Memperkecil layar.

120

MEMPROTEKSI, MEMANIPULASI, DAN MENCETAK LEMBAR KERJA

N. EVALUASI

a. Soal Teori

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut

Mungkinkah kita membuat perhitungan dari data yang terdapat pada empat atau lima

dokumen sekaligus?

Mengapa kita perlu melakukan split dokumen?

Apa yang terjadi jika kita mem-

freeze

sebuah kolom?

Sebutkan langkah yang harus dilakukan untuk memproteksi sebuah lembar kerja.

Langkah apa yang perlu dilakukan untuk memproteksi sebuah dokumen?

Apa beda antara mencetak ke layar dengan mencetak ke printer?

Terangkan manfaat perintah Previous, Next, Last Page, First Page, Zoom in, dan Zoom

out.

b. Praktik

Kerjakan tugas-

tugas

berikut

Buatlah dua dokumen. Dokumen pertama berisi nama, tanggal lahir, dan nomor telepon

teman sekelasmu. Dokumen kedua berisi nama dan kota kelahiran teman sekelasmu. Pada

dokumen kedua, hitunglah umur teman sekelasmu berdasarkan informasi tanggal lahir

yang ada dalam dokumen pertama.

Pada dokumen kedua, urutkan data berdasarkan usia, yaitu mulai dari yang paling muda

hingga yang paling tua.

121

DAFTAR PUSTAKA

http://apakabarpsbg.wordpress.com/2008/06/18/tutorial-openoffice-berbahasa-indonesia/

http://documentation.openoffice.org/tutorials/index.html

http://inpics.net/

http://www.kaaredyret.dk/openoffice_links.html

http://www.learnopenoffice.org/tutorials.htm

http://www.tutorialsforopenoffice.org/

Kementerian Negara Riset dan Teknologi Republik Indonesia, 2007,

Panduan

Pendayagunaan Open Source Software: Aplikasi Perkantoran OpenOffice.org

Suarna, Nana, 2007,

Cara Mudah Belajar: OpenOffice.Org 2.0 Writer–Calc–Impress

Yrama Widya. Bandung, 2007.